Письмо работодателя — единственный документ в пакете на визу цифрового кочевника, который пишете не вы и не госорган, а ваша компания. Поэтому его часто составляют «как получится»: пара строк от HR о том, что сотрудник работает удалённо. UGE такое письмо не устроит. У ведомства есть закрытый список того, что в нём должно быть, и ниже мы разбираем его пункт за пунктом.
- Кому нужно
- Сотрудникам по трудовому договору
- Кому не нужно
- Фрилансерам: вместо письма — договоры с клиентами
- Обязательных пунктов
- 6, список UGE
- Зарплата
- В евро, брутто
- Перевод
- Присяжный, апостиль не нужен
- Норма
- Ley 14/2013, ст. 74 ter
Кому письмо нужно, а кому нет
Письмо, в котором компания разрешает работать удалённо из Испании, нужно только при трудовых отношениях. Совместная инструкция МИД и Минмиграции по визам и ВНЖ телеработников разводит два случая:
- Сотрудник по трудовому договору прикладывает письмо иностранной компании, разрешающее работать удалённо из Испании.
- Фрилансер или ИП, работающий с клиентами по гражданско-правовым договорам, прикладывает документы, подтверждающие условия, на которых он будет оказывать услуги удалённо. Обычно это сами договоры и приложения к ним. Разрешения клиента на переезд закон не требует.
Трудовой договор и договор оказания услуг не взаимозаменяемы. В требованиях UGE это сказано прямо: подтверждение трудовых отношений не засчитывается как подтверждение профессиональных, и наоборот. Если у вас трудовой договор с одной компанией и договоры с клиентами по фрилансу, решите заранее, на что опирается заявка, и собирайте пакет под это основание.
Третий, отдельный случай — вы владелец компании, на которую работаете (единственный собственник или с контрольной долей). Тогда разрешение на удалённую работу считается подразумеваемым, но остальные пункты письма всё равно нужны. Подробнее — ниже.
Шесть пунктов, которые проверяет UGE
В листе документов для заявителей UGE перечисляет, что должно быть в письме иностранной компании. Если какого-то пункта нет, это прямой повод для дозапроса (requerimiento), а дозапрос останавливает срок рассмотрения.
- Разрешение работать удалённо из Испании. Не «сотрудник работает удалённо», а явное согласие компании на то, что работа будет выполняться с территории Испании.
- Профиль должности. Название позиции и её уровень.
- Основные функции. Чем конкретно занимается сотрудник. Этот же пункт потом используют, чтобы сопоставить должность с вашим дипломом или опытом.
- Прямое заявление, что работу можно выполнять дистанционно с помощью компьютерных и телекоммуникационных средств.
- Зарплата в евро.
- Остальные условия удалённой работы: график, часовой пояс, режим, куда и как вы подключаетесь, как долго действует договорённость.
Пункты 3 и 4 обычно недооценивают. Функции — не формальность: если диплома по специальности нет и вы подтверждаете квалификацию опытом от трёх лет, UGE сверяет описанные задачи с уровнем квалификации. Когда задачи описаны расплывчато («поддержка проектов», «работа с клиентами»), сопоставить их не с чем.
Зарплата в евро: как указать, если платят в другой валюте
UGE требует указать зарплату в евро, даже если по договору вам платят в рублях, долларах или лари. Практичный вариант — написать сумму в валюте договора и рядом пересчёт в евро с датой курса. Например: «USD 4 000 в месяц брутто, что составляет €… по курсу ЕЦБ на дату письма». Курс берите официальный и указывайте дату: так проверяющий может пересчитать сам.
С этой суммой ведомство сравнивает порог дохода: 200% SMI, в 2026 году это €2 849 в месяц. Пороги считаются в брутто, до налогов и взносов, поэтому и в письме указывайте брутто. Если в письме нетто, а нетто ниже порога, получите дозапрос даже при достаточной зарплате.
Сумма в письме должна совпадать с расчётными листками или счетами за три месяца и с банковской справкой, где эти поступления отмечены отдельно. Расхождения между письмом, договором и выписками — самый предсказуемый повод для дозапроса.
Как собрать письмо: структура
Готового бланка у UGE нет, письмо составляется в свободной форме на бланке компании. Порядок блоков ниже — наш, он повторяет список требований, чтобы проверяющему не приходилось искать нужное.
- ШапкаБланк компании: полное название, регистрационный номер, адрес, контакты. Дата и место составления.
- Кто вы в компанииФИО как в паспорте, номер паспорта, должность, дата начала работы, вид договора. Дата начала показывает, что отношения длятся не меньше трёх месяцев на дату подачи.
- Что вы делаетеПрофиль должности и 4–6 конкретных функций. Пишите задачами, а не общими словами.
- Разрешение и дистанционный характер работыКомпания разрешает выполнять работу удалённо с территории Испании и подтверждает, что работа выполняется с помощью компьютерных и телекоммуникационных средств.
- Деньги и условияЗарплата брутто в евро (с суммой в валюте договора, если она другая), периодичность выплат, график, часовой пояс, срок действия договорённости.
- ПодписьЛицо с правом подписи от имени компании: директор или руководитель HR с доверенностью. ФИО, должность, подпись, печать, если она в стране используется.
Если вы владелец компании
Если заявка идёт через собственную компанию (вы единственный владелец или контролируете её), письмо всё равно пишется от имени компании. Разрешение на удалённую работу UGE считает подразумеваемым, но должность, функции, зарплата в евро и условия работы в письме должны быть.
Трёхмесячный стаж отношений в этом случае не проверяют отдельно: его заменяет подтверждение 100% владения и реальной деятельности компании больше года. Зато появляются дополнительные документы:
- подтверждение собственности или контроля над компанией;
- последняя декларация по налогу на прибыль;
- подтверждение вложений в средства производства;
- справка из органа соцстрахования страны компании об истории оформленных сотрудников.
Перевод и заверение
Письмо компании — частный документ, поэтому апостиль на нём не нужен. Достаточно перевода на испанский у присяжного переводчика (traductor intérprete jurado), аккредитованного МИД Испании.
С остальным пакетом не путайте. Выписка из торгового реестра, которая подтверждает, что компания работает больше года, — публичный документ. На неё нужен апостиль (или легализация), а потом присяжный перевод.
Резюме достаточно перевести обычным, не присяжным переводом.
Что в пакете опирается на письмо
Письмо — не отдельный документ, а часть связки. UGE сверяет его с остальными бумагами:
- Трудовой договор
- Отношения не меньше 3 месяцев на дату подачи
- Выписка из реестра
- Компания реально работает больше 1 года
- Расчётные листки за 3 месяца
- Та же зарплата, что в письме
- Банковская справка за 3 месяца
- Поступления зарплаты отмечены отдельно
- Соцстрахование
- Регистрация компании в Seguridad Social или справка о применимом законодательстве
Соцстрахование — отдельная тема, но с письмом связана напрямую. Если вы работаете по найму и не остаётесь в системе соцстрахования своей страны по международному соглашению, иностранная компания должна зарегистрироваться в испанской Seguridad Social без рабочего места в Испании и взять обязательство оформить вас в Régimen General до начала работы. Этот вопрос с работодателем лучше обсудить одновременно с письмом, а не после. Как не создать компании налоговое представительство в Испании — в статье про удалённую работу на иностранную компанию.
Частые вопросы
На каком языке писать письмо?
На любом, обычно на английском или русском. Потом письмо переводит на испанский присяжный переводчик. Письмо сразу на испанском перевода не требует.
Нужен ли апостиль на письмо работодателя?
Нет. Письмо — частный документ, ему достаточно присяжного перевода. Апостиль нужен на публичные документы, например на выписку из торгового реестра и справку о несудимости.
Я фрилансер. Где взять письмо работодателя?
Нигде: оно вам не нужно. Для профессиональной деятельности закон требует документы, подтверждающие условия удалённой работы. Обычно это договоры с клиентами, где описаны услуги, оплата и дистанционный формат. Договоры должны действовать не меньше трёх месяцев на дату подачи.
Работодатель не хочет писать, что разрешает работать из Испании. Что делать?
Без явного разрешения заявка по трудовому договору не пройдёт: это обязательный пункт. Обычно компанию настораживают налоговые и трудовые последствия, поэтому помогает разговор про соцстрахование: либо справка о применимом законодательстве вашей страны, либо регистрация компании в испанской Seguridad Social без открытия офиса.
Можно ли подать с письмами от двух работодателей?
Да, закон допускает работу на несколько иностранных компаний. Письмо нужно от каждой, а суммарная зарплата должна дотягивать до порога: €2 849 в месяц для одного заявителя в 2026 году.
Источники
- UGE, перечень документов для первичной подачи телеработников
- Совместная инструкция по визам и ВНЖ телеработников международного характера, 2023
- Ley 14/2013, статьи 74 bis – 74 quinquies
